Etkili Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Olmalı?

Toplantı yönetimi, profesyonel yaşamda değeri en bilinmeyen terimler arasında yer alıyor. Birçok çalışan tarafından vakit kaybı olarak görülen haftalık ve aylık değerlendirme toplantılarının yerini, verimli ve etkili toplantılara bırakabilmesi için çalışma hayatındaki herkesin öğrenmesi gereken metotlar var.

Günümüzde birçok çalışan, mesai zamanının en az %10’unu çeşitli toplantılarda geçirmekte. Doğru şekilde yönetildiğinde efektif sonuçlar doğurabilen bu toplantılar, yanlış yönetim ile vakit kaybı haline gelebiliyor. Siz de ekibinizle birlikte etkili toplantılar gerçekleştirmek istiyorsanız, doğru toplantı yönetimi metotlarını incelediğimiz bu yazı işinize oldukça yarayacak.

Toplantı Yönetimi Nedir?

Çalışma hayatında kullanıldığı şekli ile toplantı yönetimi, belirli bir konuyu neticelendirmek için bir araya gelen kişilerin yönlendirilmesidir. Bir toplantı, doğru planlama ve yönlendirmeler sayesinde çok daha hızlı sonuçlanır.

Doğru toplantı yönetiminin işin genel işleyişine de büyük katkıları vardır. Toplantı sonucunda alınan kararların uygulanması için gerekli birçok metot, toplantı yönetimi kapsamında içerisinde değerlendirilebilir.

Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken bazı temel noktalar ve uygulanabilecek yöntemler bulunur.

Verimli Toplantılar İçin Temel Düzenlemeler;

Gerçekleştireceğiniz toplantıların verimli olabilmesi için, toplantı öncesi hazırlık aşamasının özenli şekilde yürütülmesi gerekir. Yeterli hazırlık yapılmayan toplantıların verimli geçmesi mümkün değildir.

Toplantı öncesi hazırlık aşamasına P.A.T. Yöntemi ile başlayabilirsiniz. Bu yöntemde “P” harfi amacı, “A” harfi gündemi, “T” harfi ise zamanı belirtir.

Toplantı Sonrası Yönetim

Toplantı sırasında tutulan notların tek bir kanal üzerinden takip edilmesi, iş yönetimi verimliliğinin arttırılmasına yardımcı olur. Her katılımcının kendi notlarını tuttuğu toplantılar sonucunda yapılması planlanan işler aylarca tamamlanamayabilir ve iletişim sorunları yaşanabilir.

Toplantı sonrası yönetim, kararlaştırılan aksiyon planının etkin şekilde uygulanmasını sağlamanız açısından önemlidir. Birçok toplantı, alınan kararların uygulanamaması veya aksiyon planlarının gerçekleştirilmemesi nedeni ile verimsiz sonuçlanır.

  • Toplantı sırasında alınan kararlar ve hazırlanan aksiyon planları, görev dağılımları yapılmış şekilde katılımcılarla paylaşılmalıdır. Görev dağılımının toplantı sırasında yapılması, oluşabilecek iletişim sorunlarını engellemenize yardımcı olur.
  • Toplantı notları katılımcılarla paylaşılırken; gündem maddeleri ve yapılan görüşmelerin kritik noktaları, alınan kararlar, aksiyon planları ve iş teslim tarihleri açık şekilde belirtilmelidir. Daha önce verdiğimiz yılbaşı kampanyaları örneği üzerinden bakıldığında; aksiyon planınız kampanyaların oluşturulması, sisteme girilmesi, ilgili pazarlama materyallerinin hazırlanması ve basılması adımlarını içerebilir. Her bir görevin kim tarafından gerçekleştirileceği ve teslim tarihleri de maddelerin yanında belirtilmelidir.
  • Toplantı notlarının bu şekilde paylaşılması, katılımcıların ne yapmaları gerektiğini görmeleri ve görevlerini iş listelerine eklemeleri açısından önemlidir. Notların paylaşılmaması halinde katılımcılar, bu görevlerin kendilerine verilmediği düşünebilir ve işleriniz aksayabilir.
  • Toplantı notlarının paylaşılmasından sonra, haftalık periyotlarla iş takibi gerçekleştirebilirsiniz. Ekip arkadaşlarınızın ve toplantı katılımcılarının kendilerini baskı altında hissetmelerini engelleyebilmek adına doğrudan ilgili kişi ile iletişime geçebilir, ya da ofis içerisinde yüz yüze iş takibi yapabilirsiniz.
  • Aynı zamanda aksiyon planınızın zaman çizelgesini de dikkate alarak, ikinci bir toplantı planlaması gerçekleştirebilirsiniz. İş takibi amacıyla yapılacak bu toplantıda, ana toplantı notlarının üzerinden geçerek aksiyon planınızın ne durumda olduğu ile ilgili bilgi alabilirsiniz.
  • Takip amaçlı toplantılar, oldukça kısa sürer ve hedef odaklıdır. Toplantı notlarının üzerinden geçilerek aksiyon adımları değerlendirilir, görevi üstlenen kişi işin ne kadarının tamamlandığı hakkında bilgi verir. Aynı zamanda teslim tarihlerinde yapılması gereken düzenlemeler ve netleştirilmesi gereken noktalar da bu toplantılarda görüşülebilir, işlerin daha hızlı şekilde tamamlanması sağlanabilir.

 

Yorum Yap

E-Posta adresiniz 3. şahıslar ile paylaşılmaz. İletişim için tüm alanlar zorunludur.